如何利用ERP系統強化固定資產管理(1)

??? 固定資產是企業賴以生存的物質基礎,是企業產生效益的源泉,固定資產的結構、狀況、管理水平等直接影響著企業的運營與發展。對于大型上市公司而言,涉及的固定資產價值上百億元,資產條目數萬條,只有科學管理和正確核算固定資產,利用簡便、高教的管理手段,才能促進企業正確評估固定資產的整體情況,提高資產使用效率,降低生產成本,保護固定資產的安全完整,實現資產的保值增值,增強企業的綜合競爭實力。
  、通過固定資產主數據提供詳細的管理信息
  1,建并維護完整的固定資產主數據,提供詳細的固定資產管理信息
  ERP系統中引入了固定資產主數據的概念,每項具體的固定資產都是條固定資產主數據。固定資產主數據囊括了其所有的管理信息,包括固定資產名稱、規格型號、數量、計量單位、生產裝置、成本中心(決定折舊費用的歸屬)、所在地點、經濟用途(生產用、非生產用、租出、未使用、不需用、融資租入等)、技術狀態(設備運行情況)、資產類別、設計能力、主要技術參數、使用單位、產權歸屬、制造商、使用年限、折舊碼等等。
  只要資產管理人員實時根據資產變動情況對主數據進行維護,就可以隨時查詢全部資產主數據。也可以根據管理需要按照生產裝置、成本中心、資產所在地點、經濟用途等限定性條件進行查詢,為實物管理提供有效的資產價值信息及管理信息。譬如,資產管理人員能隨時從ERP系統中查詢資產的運行情況,是完好運行還是帶病運行、待修狀態、封存、閑置、備用、待報廢狀態,為設備管理決策提供第手資料,提高固定資產管理效率,調配盤活閑置設備。
  2.固定資產分類的功能
  為了便于固定資產的管理,例如上海石化在ERP系統按照固定資產的性質分為油氣資產、房屋建筑物、油氣集輸設備、運輸設備、機器設備、其他設備六大類。建任何資產主教據,都必須選擇其所屬資產分類,系統則根據資產分類生成唯的順序性資產編碼。這樣,只要根據固定資產編碼便能確認該項固定資產的類別。
  3.通過固定資產折舊碼保證折舊計提方法的正確性
  ERP系統中通過每條固定資產主數據——“折舊碼”字段來確定不同的折舊方法,從而對應實施到具體的固定資產上,保證了折舊計提的正確性。
  二、固定資產管理與會計總賬的自動集成
  不少公司的ERP系統和資產管理系統分屬的軟件廠商,在兩套立系統自成體系的情況下,在固定資產管理系統中對固定資產明細作的任何變動均需在會計系統中另行手工制作會計憑證。因此,需要ERP系統將固定資產管理系統與固定資產核算系統無縫集成體,達到物流信息與資金流信息的集成,從而使得各項經營業務的財務信息能及時準確地得到反饋。實時處理固定資產管理信息,不減少了財務人員的工作量,大大減少了人為的錯誤和遺漏,還能對固定資產資金的來龍去脈進行掌握、追蹤。
??? 固定資產管理人員在建資產主數據選擇不同的資產分類時,ERP系統通過后臺配置的科目定位碼將不同類別的資產定義到相應的原值、累計折舊和折舊費用等總賬科目。會計人員通過耐明細資產編號的購置、報廢、計提折舊、轉移等操作就能輕松實現了總賬科目金額的實時更新,真正實現同定資產管理系統與會計總賬的自動集成。

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