中小企業OA辦公系統應用難問題如何解決

??? 根據篇調查報告披露,目前中國OA項目60%-70%都是失敗的,而決大多數失敗的案例都集中在中小企業。中小企業的信息化建設問題已愈來愈凸出。方面企業迫切的希望加入信息化建設的浪潮中來,另方面項目失敗的陰影始終存在至使不少企業無功而返。
??? 為什么中小企業OA項目失敗率如此之高呢,博科OA研究顧問認為,這跟中小企業自身的特性不無關系,先中小企業沒有大企業那樣的經濟實力,對于OA項目的投入非常有限,其次中小企業的規模和扁平化的管理,決定了信息的傳遞不易產生瓶頸,并且中小企業辦事機構相對集中不易產生文件傳遞問題。這幾個特性決定了中小企業不能像大企業那樣有大量的投入請來專業的項目開發單位進行量身定制,并且OA的些優秀特性也不能在中小企業中得到很好的發揮。這意味著如果將大企業成功的OA模式,不經選擇的強行應用于中小企業的話難免會發生“消化不良”。
??? 再者,目前市場上很多OA開發單位在宣傳推廣上的問題也是導致項目失敗的重要原因。大多開發單位和企業進行溝通時往往都是站在軟件的角度進行思考的,把軟件的功能說得十分強大,而很少在真正理解企業需求后結合軟件來談問題。這樣導致很多企業把系統應用起來后發現原來那么多功能我根本就用不到,或者說不好用。這樣企業對系統的信心也會很快打折進而導致項目失敗。
??? 綜上博科OA研究顧問認為:規模大小對企業OA應用起至關重要的作用,大的跨地域性強的企業和機構相對集中的中小企業在應用上有顯著的不同,對于大企業來說OA的應用將是立竿見影的,而對于中小企業來說找到個切入點與傳統辦公間有效的整合將是關系到系統應用成敗的關鍵。
??? 以某OA顧問的親身經歷為例,該OA顧問曾遇到個年產值在9000萬左右的制造加工企業,前期針對企業需求也做了很多分析和調研,把各部門所有的日常表單幾乎都收集來了,當時該OA顧問的思路是想把所有紙質表單全部做成工作流,認為只要這樣OA就算是配置成功了,在經過了1個多星期的配置,并進行幾次培訓后滿以為接下來就是接受大家對系統的稱贊和認可了,可事與愿違,在經過了個多月的運行后發現系統中的工作流表單數量并沒有像預想的那樣增長,OA系統的應用局限于收發短信和通知而已,員工們的反響也不如預想的熱烈,甚至還有人抱怨說天天要開OA很麻煩。甚至企業導也對該OA顧問的OA方案提出了質疑,究竟是那里出現了問題呢?原來該企業人員不多,有150多人,充其量只算個中小企業,而真正需要進行電腦辦公的人員則更少。加上企業的特性,使OA的優勢功能在這也不具現實意義。像上文中說到的那樣中小企業的管理較為扁平,各種意見和思想都能很快的進行交流。對于某些工作有時在中午用餐時間幾個經辦人就可以敲定并付諸實施,事后的反饋也還算可以。重要的是這樣具備相當的靈活性,在中國這是十分重要的。而現在硬要大家過渡到OA中來辦公,加上開始操作上的不適應,有時還發生操作上的錯誤,諸如張三要做的工作被李四收到等等的問題,難免使大家對OA產生了抵觸情緒。這時OA系統就像是雞肋,“食之無味,棄之可惜”。
??? 后來該OA顧問靜下心仔細分析發現,原來該單位對OA較具優勢的功能如“遠程辦公、工作轉交便利等”的需求并不十分強烈,而OA顧問的問題就是在調研時太強調OA系統的優勢了而過少考慮OA究竟能為企業帶來些什么了。在調整思路后該OA顧問決定重頭開始,在經過新輪有針對性的調查分析后發現,目前單位遇到的較大的問題是些報表、數據的收集整理、查閱、統計不便,工作跟蹤信息反饋不及時等。接著就是主要針對如何解決這些問題對OA方案重新進行了優化調整。結果是顯而易見的,由于切中了企業的痛點和問題的本質,新實施OA方案取得了成功,大家也慢慢開始習慣于用OA來進行日常工作。也開始對系統提出新的建議和需求了,這說明員工們已開始認可OA系統并希望系統的不足能改進使工作更為便利。隨著員工的需求慢慢得到滿足,企業的OA就不會陷入失敗的境地。
??? 以上的案例說明,OA成功應用的思路重點在于真正理解會吃透OA所具備的各種特性,并結合客戶企業的實際情況進行有針對性的配置部署。OA應用成功對于企業來說是次管理上的重大進步,但OA項目的實施不是集中在段時間就可以完成的,博科OA研究顧問認為成功的OA項目沒有所謂項目結束的概念。只是經歷的階段有不同,較早是立項、調研、選型之后是部署修改,再部署再修改,再來就是維護和新業務的整合再修改或對舊業務流程的優化。另外,也是較主要的,由于國情因素及文化環境所決定,在中國企業的OA項目是實實在在的把手工程、把手OA,換言之,如果你的OA方案和產品沒有打動老板,老板不會用,不喜歡用,那就得不到較高導的支持,那樣的話任何好的想法也只是空談。

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